La gestión documental es una tarea clave para el buen funcionamiento de cualquier organización, especialmente para aquellas empresas que tienen un crecimiento exponencial que ocurre de manera acelerada. Para este tipo de empresas resultaría imposible trabajar con métodos manuales, por lo que se vuelve una necesidad la implementación de sistemas informáticos de gestión documental.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental o Document Management System (DMS), son programas informáticos que han sido diseñados para almacenar y administrar el flujo de información que circula dentro de una organización, sirviendo de apoyo en las tareas de los diferentes departamentos de la empresa, especialmente útil para el manejo de recursos humanos.

El gestor documental de RRHH es una forma de mantener organizado y siempre disponible todo el material documental relacionado con cada empleado de una empresa. De esta manera, tanto los empleados como los encargados de RRHH y cualquier otra área de la empresa pueden tener acceso centralizado a la documentación del trabajador de una forma sencilla.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un sistema de gestión documental?

Organizar la documentación de forma digital y centralizar los archivos para ponerlos a disposición de todos los departamentos de una empresa puede derivar en importantes beneficios, entre ellos, la optimización del proceso de fichaje de trabajo, gestión de trabajadores, análisis estadístico relacionado con la productividad y muchos otros asuntos que mostramos a continuación.

Mejorar el flujo de trabajo

Gracias a una gestión documental centralizada, las organizaciones tienen la capacidad de mejorar el flujo de trabajo y hacer que sus procesos sean mucho más eficientes, incrementando así la productividad de la empresa. La gestión de empleados también tiene incidencia sobre el flujo de trabajo y, en general, sobre la eficiencia que alcanza la organización.

Centralizar la información

En la época actual, la cantidad de información que llega a las empresas por diferentes canales, es abundante y constante. Los sistemas de gestión documental tienen la capacidad de mantener el control sobre todos los datos, sin importar el volumen de los mismos y alojarlos en servidores en la nube para que estos datos sean accesibles por cualquiera de los departamentos de la empresa.

Compartir documentos

La mayor parte de las veces, los documentos creados por el departamento de recursos humanos tienen como objetivo el ser compartidos entre departamentos, lo cual es bastante complicado si se trabaja de forma manual. Los sistemas informáticos tienen la capacidad de generar informes de RRHH, reportes y otra clase de documentos de forma rápida y compartirlos de manera eficiente.

Seguridad

Uno de los puntos en contra de mantener registro físico de la documentación es la seguridad y privacidad de los datos. Al utilizar un sistema de gestión documental podemos tener la garantía de que no se limitarán las brechas de seguridad, ya que el acceso a datos y documentos se encuentra limitado al personal estrictamente necesario, sea el departamento de RRHH u otra área específica.

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