La organización de una empresa: definición, importancia y proceso

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La organización de una empresa permite una asignación más eficaz y un uso más eficiente de sus recursos, así como una mejor coordinación entre sus unidades orgánicas. En este artículo te decimos qué es la organización de una empresa, cuál es su importancia, y cuáles son las etapas que conforman su proceso.

¿Qué es la organización?

La organización de una empresa (organización empresarial) es una función administrativa que comprende la organización, estructuración e integración de las unidades orgánicas y los recursos (materiales, financieros, humanos y tecnológicos) de una empresa, así como el establecimiento de sus atribuciones y las relaciones entre estos.

También podemos definir a la organización como el proceso a través del cual se organiza o divide una empresa en unidades orgánicas, se establecen las relaciones jerárquicas que se darán entre estas, y se definen los puestos de trabajo que tendrán cada una.

La organización es la segunda función administrativa después de la planeación y antes de la dirección y el control.

La organización determina cómo se divide una empresa, y señala quién hace qué y quién le reporta a quién.

Importancia de la organización

La organización permite una asignación más eficaz y un uso más eficiente de los recursos de la empresa necesarios para llevar a cabo las actividades y tareas necesarias, a su vez, para desarrollar y aplicar las estrategias y alcanzar los objetivos establecidos en la planeación.

Pero además de ello, una adecuada organización también permite:

  • un mejor establecimiento de los objetivos.
  • una mejor formulación de las estrategias.
  • una mejor coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la empresa.
  • un mayor compromiso y, por tanto, una mayor motivación en los trabajadores.
  • un mejor control del desempeño de los trabajadores, así como de los resultados.

Debido a estos beneficios las empresas bien organizadas suelen tener un mejor desempeño que las empresas poco organizadas, aun cuando estas últimas sean más grandes.

Proceso de la organización

El proceso de la organización de una empresa empieza por la división de esta en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas con cierta homogeneidad, así como el establecimiento de las relaciones jerárquicas que se darán entre estas.

Existen varios tipos de divisiones que puede adoptar una empresa, siendo los principales los siguientes:

División por funciones

división por funciones

En la división por funciones se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar una determinada función básica.

Las principales ventajas de este tipo de división son:

  • permite sacar el máximo provecho de las habilidades técnicas de los miembros de la empresa ya que los agrupa según su especialización.
  • permite obtener economías de escala ya que utiliza los recursos de la empresa de forma integral.

Este tipo de división es el más utilizado por las empresas (especialmente por las pymes) en sus niveles más altos, debido a su sencillez y al fácil control que permite.

División por productos

división por productos

En la división por productos se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para producir o comercializar un determinado producto o servicio.

Las principales ventajas de este tipo de división son:

  • facilita la coordinación entre los miembros de la empresa ya que permite que estos se enfoquen antes que nada en el producto.
  • le permite flexibilidad a las unidades de producción ya que estas pueden variar de tamaño sin interferir en la estructura general de la empresa.

Este tipo de división suele ser utilizado por grandes empresas que cuentan con una amplia variedad de productos o con pocos tipos de productos, pero bien diferenciados entre sí.

División por ubicación geográfica

división por ubicación geográfica

En la división por ubicación geográfica se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para operar en una determinada zona geográfica.

Las principales ventajas de este tipo de división son:

  • permite mejorar la eficiencia de las actividades y tareas necesarias para atender un determinado mercado, y conocer y adaptarse mejor a las condiciones y necesidades de este.
  • permite establecer responsabilidades claras ya que cada división opera como si fuera una empresa independiente.

Este tipo de división suele ser utilizado por grandes empresas que atienden amplios mercados dispersos geográficamente.

División por clientes

división por clientes

En la división por clientes se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para atender un determinado tipo de cliente.

Las principales ventajas de este tipo de división son:

  • permite que los miembros de la empresa conozcan mejor las necesidades, gustos, preferencias y demás características de los clientes.
  • permite que los miembros de la empresa se enfoquen antes que nada en lograr la satisfacción de los clientes.

Este tipo de división suele ser utilizado por empresas que atienden a distintos tipos de clientes con necesidades y características bien diferenciadas.

División por proceso

división por proceso

En la división por proceso se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar la etapa de un determinado proceso.

La principal ventaja de este tipo de división es que permite una mayor eficiencia en la realización del proceso que involucra ya que permite concentrar y darle un uso más eficiente a los recursos necesarios para realizar cada una de sus etapas.

Este tipo de división suele ser utilizado por empresas productoras o industriales en los niveles más bajos de sus áreas de producción u operaciones.

División por proyectos

división por proyectos

En la división por proyectos se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar un determinado proyecto.

La principal ventaja de este tipo de división es que permite una mayor eficiencia en la realización de los proyectos que involucra ya que permite concentrar y darle un uso más eficiente a los recursos necesarios para realizar cada uno de estos.

Este tipo de división suele ser utilizado por grandes empresas que desarrollan proyectos complejos que requieren grandes cantidades de recursos y tiempo para su ejecución.

En la práctica es difícil encontrar una empresa que cuente con un solo tipo de división.

Lo común es que las empresas cuenten con una división principal en su nivel más alto de acuerdo a sus actividades y tareas predominantes (por ejemplo, una empresa que produce varios tipos de productos bien diferenciados entre sí es común que se divida por productos, y una empresa que opera en mercados amplios y dispersos geográficamente es común que se divida por ubicación geográfica), pero con otras divisiones en sus otros niveles.

Por ejemplo, una empresa en su nivel más alto podría tener una división por funciones, pero dentro del departamento de producción tener una división por productos, y dentro del departamento de un determinado producto tener una división por proceso.

Una vez que se ha dividido a la empresa e identificado las divisiones, departamentos o áreas que tendrá, se procede a especificar los puestos de trabajo que tendrá cada una de estas unidades, las funciones y tareas que realizará cada uno, sus obligaciones y responsabilidades, y las relaciones que tendrán con los otros puestos de la empresa.

Por ejemplo, a través un manual de funciones se especifican los puestos o cargos que tendrá el área de marketing, así como las funciones que tendrá cada uno de estos.

Y una vez que se han especificado los puestos de trabajo y las funciones correspondientes, se procede a definir los distintos procesos o procedimientos de trabajo que tendrá la empresa.

Por ejemplo, a través de un flujograma o de un manual de procesos se especifica el proceso que tendrá el área de producción para producir un determinado producto, o el proceso que tendrá la realización de una determinada actividad o tarea.

Resumen

  • La organización de una empresa es una función administrativa que comprende la división de una empresa en unidades orgánicas, y el establecimiento de sus atribuciones y las relaciones entre estos.
  • Una adecuada organización permite, entre otras cosas, una asignación más eficaz y un uso más eficiente de los recursos, y una mejor coordinación entre las unidades orgánicas de la empresa.
  • El proceso de la organización de una empresa comprende la división de la empresa en unidades orgánicas, el establecimiento de las relaciones jerárquicas que se darán entre estas, y la definición de los puestos de trabajo que tendrán cada una.
  • Los tipos de divisiones más comunes en una empresa son la división por funciones, por productos, por ubicación geográfica, por clientes, por proceso, y por proyectos.
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